Libros de actas obligatorios.

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¿Qué libros de actas son obligatorios y cuáles actas deben asentarse en los libros? – Supersociedades.

TEMA: Libros de actas obligatorios, actas que deben asentarse en los libros.

1.¿Las actas de Asamblea o Junta de socios deben llevarse en un libro registrado?

“ (…) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 195 del Código de Comercio, “La sociedad llevara un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios”.

2.¿Las actas de junta directiva deben registrarse?

“ (…) las actas de junta directiva no necesitan inscripción, la excepción a dicho principio opera cuando por mandato legal se exige tal formalidad.”

3.¿En qué casos se requiere obligatoriamente el asiento de las actas en libros registrados?

“En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo (…)”

4.Sobre qué tratan los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995:

ARTICULO 19. REUNIONES NO PRESENCIALES. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.

ARTICULO 20. OTRO MECANISMO PARA LA TOMA DE DECISIONES. Serán válidas las decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva cuando por escrito, todos los socios o miembros expresen el sentido de su voto. En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de las partes de interés, cuotas o acciones en circulación o de los miembros de la junta directiva, según el caso. Si los socios o miembros hubieren expresado su voto en documentos separados, éstos deberán recibirse en un término máximo de un mes, contado a partir de la primera comunicación recibida.
El representante legal informará a los socios o miembros de junta el sentido de la decisión, dentro de los cinco días siguientes a la recepción de los documentos en los que se exprese el voto.

ARTICULO 21. ACTAS. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros.

PARAGRAFO. Serán ineficaces las decisiones adoptadas conforme al artículo 19 de esta Ley, cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva. La misma sanción se aplicará a las decisiones adoptadas de acuerdo con el artículo 20, cuando alguno de ellos no exprese el sentido de su voto o se exceda del término de un mes allí señalado.

5.Conclusión Supersociedades:

a) “ (…) tanto las actas del máximo órgano social como de junta directiva, deben asentarse en libro respectivo; “

Fuente

Oficio Nº 220-057359 de 14-04- 2014. Superintendencia de Sociedades.

Concordancias

Legislación

Ley N° 222 de 20-12-1995. Congreso de la República, artículo 19 20, 21

Decreto N° 2649 de 29-12-1993. Presidencia de la República, artículo 131, 132

Código de Comercio, artículo 195

Jurisprudencia

N/A

Doctrina
Libro de actas.

Registro en el libro de actas.



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