Errores en actas de asambleas y junta de socios.

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¿Cómo se corrigen errores en las actas? – Supersociedades.

TEMA: Errores en actas de asamblea o junta directiva.

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1. ¿Qué norma establece la obligación del libro de actas en orden cronológico?

“ (…) el artículo 195 del Código de Comercio estableció: “La sociedad llevará un libro, debidamente registrado en el que se anotará por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.”
2. ¿Qué debe contener el acta?

“ (…) el artículo 431 ídem, dispuso: “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.”

3. ¿Cuándo se omitan datos en las actas qué debe hacerse?

“ (…) el Decreto 2649 de 1993, en particular el artículo 131 (…) establece: “Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto”.

4. ¿Cómo debe efectuarse la corrección de errores de transcripción en actas?

“Tratándose de corrección de simples errores de transcripción, el artículo 132 ídem, prescribe que éstos “…se deben salvar mediante una anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección”

5. ¿Qué procedimiento debe realizarse cuando se trate de la omisión de un dato o un error cronología?

“ (…) si el error consiste en la omisión de un dato, error en la cronología de la información o en la numeración, etc., estos yerros podrán subsanarse mediante la anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección; contrario sensu, de lo contrario el mecanismo indicado es la anulación de los folios, “…señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo”.

Fuente

Oficio Número 220-003331 de 22-01-2015. Superintendencia de Sociedades.

Concordancias

Legislación

Código de Comercio, artículo 195, 431

Decreto N° 2649 de 29-12-1993. Presidencia de la República, artículo 131

Ley N° 222 de 20-12-1995. Congreso de la República, articulo 22,23

Jurisprudencia

N/A

Doctrina

Asambleas no presenciales.

Reuniones no presenciales.

Nulidad de actas de asambleas – Análisis Comercial.

Nulidad de actas de asambleas – Actualidad Comercial.

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Nulidad de actas de asambleas – Actualidad Comercial.

Actas – Decisiones tomadas por accionista único en las S.A.S – Actualidad Comercial.

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Actas adicionales – Requisitos y formalidades – Análisis Comercial.

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