Carácter de reserva – Actas de asamblea y junta directiva.

¿En qué casos no tienen carácter de reservadas las actas de asamblea y junta directiva? – Supersociedades.

TEMA: Actas de asamblea y junta directiva

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1. ¿Quién tiene la posibilidad de examinar los libros y actas de asamblea y junta directiva en el caso de las sociedades anonimas?

“De conformidad con lo dispuesto en el artículo 61 del Código de Comercio, “Los libros y papeles del Comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o por personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente.”

2. ¿Esta disposición restringe el derecho de inspección?

“ (…) Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas”.

3. ¿A qué es aplicable la reserva que indica la Ley?

“ (…) la reserva que prevé la ley se aplica para las actas de las reuniones del máximo órgano social o de junta directiva, toda vez que éstas son documentos que emanan de los libros que para este efecto debe llevar la sociedad.”

4. ¿Está reserva es de carácter absoluto?

“Dicha reserva no es absoluta ya que el artículo 63 del Código de comercio, en concordancia con el artículo 15 de la Constitución Política, dispone que los funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutiva del poder público, puedan ordenar de oficio, la presentación o examen de los libros y papeles del comerciante en los siguientes eventos: (…)”

• “Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones

• Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad común

• En los procesos civiles de conformidad con las normas del Código de procedimiento Civil.”

5. Conclusión Supersociedades

“ (…) las actas de asamblea o de junta directiva por regla general tienen carácter reservado, con las excepciones expresamente contempladas en la ley.”

“ (…) es de observar que en cualquier momento, incluso cuando el ente jurídico se encuentre legalmente extinguido, los asociados podrán solicitar al liquidador copia de las actas del máximo órgano social o de junta directiva cuando se trate de iniciar acciones judiciales que así lo requieran (…)

Fuente

Oficio Número 220-000850 de 08-01-2015. Superintendencia de Sociedades.

Concordancias

Legislación

Código de Comercio, artículo número 61, 63

Constitución Política de Colombia de 1991, artículo número 15

Jurisprudencia

N/A

Doctrina

Levantamiento de reserva de libros y documentos.

Levantamiento de oficio de reserva por entes administrativos.

Información por parte de la junta directiva: Consulta, análisis y aprobación.

Tratamiento de la información requerida por la Junta Directiva.

Actas adicionales – Requisitos y formalidades – Análisis Comercial.

Actas adicionales – Requisitos y formalidades – Actualidad Comercial.



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